Preciso de um prédio! Por onde começar?
Entenda o que é preciso definir para que um edifício seja construído na UFSC.
Infográfico 2
Quando se considera a construção de um novo edifício em nossa Universidade, estamos falando sobre o uso de dinheiro público a ser aplicado na educação ou em ciência, tecnologia e inovação.
Por isso, planejar uma nova edificação pública é diferente de fazer uma construção privada, onde é possível fazer a compra de um imóvel novo e optar-se por gastar mais para que os ambientes fiquem como o comprador espera. Quando uma edificação é prevista na UFSC, é preciso preocupar-se se ela atenderá às reais necessidades dos seus futuros usuários. Fazer uma nova edificação que após a inauguração terá de passar por reforma para abrigar as atividades é inaceitável pelo princípio da economicidade*. Além disto, uma edificação pode permanecer em uso por um longo período de tempo, tendo um ciclo de vida que pode durar muitas décadas.
Por onde começar então? É necessário saber se os recursos financeiros para a construção da edificação pretendida estão disponíveis, mas isso não é tudo: a própria unidade que pretende ter uma nova edificação precisa discutir o que “deseja” para esse novo prédio, pois cada atividade tem suas particularidades. Uma escola e um hospital possuem ambientes muito diferentes, e mesmo cada escola e cada hospital tem maneiras diferentes de funcionar. É esse funcionamento que precisa ser debatido pelos usuários, para saber qual maneira, entre as possíveis, atende melhor à UFSC para que cumpra a sua missão, vinculada ao ensino, pesquisa e/ou extensão.
Dentro da unidade é necessário ter servidores dispostos a embarcar na empreitada de sonhar a nova edificação, afinal aquele que executa suas atividades na UFSC tem muito a contribuir sobre as suas próprias atividades. Dentre estes ainda é necessário que se eleja um servidor que será o responsável pela edificação: ele será consultado com maior frequência e motivará os demais servidores da unidade envolvidos no processo, devendo ser proativo, conciliador e tomador das decisões que envolverão a futura edificação. Caso a unidade já possua comissão de espaço físico, ela também será envolvida no processo. Se sua unidade não possui esta comissão, talvez a necessidade de uma nova edificação seja um bom momento para criarem-na.
Então os interessados pela nova edificação na unidade precisam conversar e decidir quais os ambientes gostariam ou não que fossem contemplados nessa nova edificação. Definidos os ambientes é chegado o momento em que é designada uma pessoa responsável para cada ambiente. O responsável deve ser um servidor que tenha interesse em pesquisar, conhecer e decidir como o ambiente será. Para cada ambiente é necessário, então, mapear uma série de aspectos relevantes para seu funcionamento: quais serão seus usuários (alunos, comunidade externa, professores, técnicos administrativos, etc.), suas dimensões ideais, mobiliário e equipamentos necessários, infraestrutura indispensável para seu uso (água, energia, lógica dentre outros), quais resíduos serão gerados e qual o modo de acesso de cargas (quando for o caso).
Toda essa pesquisa precisa ficar acessível para os projetistas, devendo então ser anotada no Caderno de Solicitações: serão gerados as descrições dos ambientes com o mapeamento de suas necessidades.
Todos os espaços que terão atividades precisam ter um representante para dialogar com os profissionais do DPAE na fase de projetação, onde as necessidades mais peculiares serão debatidas e o que foi pesquisado pelo responsável pelo ambiente será aprimorado a partir dos conhecimentos técnicos dos profissionais. Ambientes como escadas, halls de entrada, circulações, sanitários e outros devem atender a legislações específicas e não precisam ser solicitados, pois serão inclusos pelos profissionais do DPAE. Por outro lado, todos esses ambientes possuem metragem, e essa metragem tem um custo na construção, por isso o Caderno de Solicitações, ao ser preenchido, faz uma prévia da área que estes ambientes ocuparão, que gira em torno de 45% da área total da edificação para atender às normativas e ser aprovado nos órgãos competentes.
Quando o responsável pela edificação tiver as fichas de descrição de ambientes de todos os ambientes preenchidas, poderá finalizar o Caderno de Solicitações produzindo a ficha com o quadro resumo dos ambientes da edificação. Todo esse material torna a edificação desejada algo conhecido, discutido e pesquisado pela unidade e pela comissão de espaço físico. Com o quadro resumo preenchido será possível ter o custo estimado da nova edificação.
É o momento de verificar se este custo estimado está de acordo com a previsão de recursos inicial. Se o custo estimado for maior que o recurso disponível, será necessário rever as prioridades da unidade e redefinir o número de ambientes ou ainda tentar a possibilidade de aumento de recurso disponível.
Estando o custo estimado dentro da previsão de recursos inicial, o responsável pela edificação, o diretor da unidade e o presidente da comissão de espaço físico (quando houver) assinam o Caderno de Solicitações dando ciência e aceite ao que está ali sendo solicitado.
O documento assinado é enviado via SPA pelo diretor da unidade para a SEOMA, que definirá junto à Administração Central a prioridade e a ordem de atendimento da demanda. No infográfico ao lado você pode ver as diferentes ações que a unidade precisa coordenar e planejar para que se tenha uma nova edificação.
Se você tem uma demanda por nova edificação e já cumpriu a série de etapas de planejamento dentro da sua unidade, os arquivos para preenchimento de Caderno de Solicitações estão disponíveis bem aqui.
Qualquer dúvida, escreva para dpae@contato.ufsc.br.
* Princípio da economicidade: é a minimização dos custos dos recursos utilizados na consecução de uma atividade, sem comprometimento dos padrões de qualidade (International Organization of Supreme Audit Institutions (Intosai). Field Standards in Government Auditing (ISSAI 300). Viena, 2004. Disponível em: http://rikisendurskodun.is/wp-content/uploads/2017/01/ISSAI_3000.pdf Acesso em: 22 jun. 2017.)
